FAQ zur Bestellung von Unterrichtsmitteln eigener Wahl

1. Was sind Unterrichtsmittel eigener Wahl?

Im Rahmen der Schulbuchaktion können Schulen Unterrichtsmittel, die nicht in den amtlichen Schulbuchlisten enthalten sind, als Unterrichtsmittel eigener Wahl (UeW) anschaffen. Details finden Sie in den Richtlinien für UeW. Im Zweifelsfall kontaktieren Sie bitte das für die Schule zuständige Finanzamt. Die Kontaktdaten der Ansprechpartner/innen im Finanzamt sind im Download-Bereich hinterlegt (siehe Punkt 11). Unterrichtsmittel MIT Schulbuchnummer (Schulbücher) sind KEINE Unterrichtsmittel eigener Wahl, die Schulbücher sind ausschließlich über die SBA-Online zu bestellen! Ebenso sind Lehrmittel (Grundausstattung), Lern- und Arbeitsmittel, Lehrermaterialien KEINE Unterrichtsmittel eigener Wahl! Eingereichte UeW-Rechnungen von Unterrichtsmitteln MIT Schulbuchnummer aus der aktuellen Schulbuchliste werden vom Finanzamt ausnahmslos gelöscht.

2. Wer darf UeW bestellen?

Jede Schule ist berechtigt, Unterrichtsmittel eigener Wahl zu bestellen

3. Ab wann kann ich UeW beantragen und fixieren?

Grundsätzlich ist das mit Beginn des Hauptbestelltermins möglich. Es macht jedoch erst Sinn, UeW zu beantragen und zu fixieren, wenn die Schulbuch-Bestellungen im Bestellsystem nahezu abgeschlossen sind. Wird das Schulform-Limit der Schule nicht zu 100 % aufgebraucht, kann das offene Restbudget für UeW verwendet werden.

4. Müssen Fristen eingehalten werden?

Die Bestellung von Unterrichtsmitteln eigener Wahl muss fristgerecht erfolgen, sodass eine Lieferung bis spätestens 3. März 2025 für das Schuljahr 24/25 möglich ist bzw. bei Berufsschulen bis spätestens 13. Juni 2025.

5. Welches Budget steht zur Verfügung?

UeW können von Schulen in Höhe von bis zu 15 % des jeweiligen Schulform-Grundlimits sowie des Religions- bzw. Ethik-Limits und bis zu 100 % des DaZ-Limits bestellt werden, wenn dadurch die Höchstbeträge des Schulform-Limits nicht überschritten werden. Den zur Verfügung stehenden Betrag für Ihre Schule finden Sie im SBA-Online-Programm. Im ersten Schritt müssen die UeW beantragt werden (Details unter Punkt 8), damit der Betrag angezeigt wird.

6. Was passiert, wenn das Budget überschritten wird?

Rechnungen, die über dem von der Schule verfügbaren UeW-Budget liegen oder den UeW-Richtlinien nicht entsprechen, werden vom Finanzamt nicht bezahlt und müssen gelöscht werden. UeW, die vom Finanzamt aus oben genannten Gründen nicht bezahlt werden können, sind, wenn möglich, von der Schule an den Händler zu retournieren oder von der Schule direkt zu begleichen.

7. Was ist im Rahmen der Bestellung zu beachten?

UeW müssen von der Schule über die SBA-Online beantragt und fixiert werden.
Folgende Schritte sind daher notwendig:

1. Die Beantragung (siehe Punkt 8) ist der erste Schritt.
2. Dann folgt die Fixierung des Betrages (siehe Punkt 9).
3. Die Bestellung der gewünschten Titel mit dem Vermerk „UeW“ erfolgt beim Schulbuchhändler.
4. Die bestellten Materialien werden mit Lieferschein und Papierrechnung, die an das zuständige Finanzamt adressiert ist, direkt an Ihre Schule geschickt.
5. Der bestätigte Lieferschein bzw. die bestätigte Rechnungskopie ist von der Schule umgehend an den Schulbuchhändler zu übermitteln (Datum, Unterschrift und Schulstempel).
6. Der Schulbuchhändler reicht die e-Rechnung inkl. Bestätigung beim zuständigen Finanzamt ein.

8. Wie kann man die Beantragung einleiten?

Die Beantragung für UeW finden Sie in der SBA-Online unter Diverses/UMeW. Durch Drücken des Beantragen-Buttons wird der maximal mögliche zu fixierende Betrag angezeigt. Der angezeigte Betrag ergibt sich aus der Differenz zwischen dem Gesamtbudget der Limitgruppe abzüglich der bereits verbrauchten Mittel.

9. Was heißt (Teil-)Fixierung?

Der bei der Beantragung angezeigte Betrag kann entweder zur Gänze fixiert werden oder mit einem tatsächlich benötigten geringeren Betrag (= Teilfixierung) überschrieben und fixiert werden. Bei einer Teilfixierung wird der noch zur Verfügung stehende Restbetrag für weitere Fixierungen angezeigt. Achtung: Nur durch die Fixierung erfolgt die Reservierung des Betrages und steht den für die Abrechnung zuständigen Kundenteams im Finanzamt zur Verfügung. Eingereichte Rechnungen können daher nur nach erfolgter Fixierung eines Betrages vom zuständigen Finanzamt bearbeitet werden.

10. Wie werden UeW abgerechnet?

Die Abrechnung von Unterrichtsmitteln eigener Wahl erfolgt mittels e-Rechnung, die vom Schulbuchhändler beim zuständigen Kundenteam im Finanzamt eingereicht werden muss. Die e-Rechnung muss gemeinsam mit einer Lieferbestätigung der betreffenden Schule eingereicht werden. D. h., die Schule (Schulbuchreferent oder Schulleitung) bestätigt auf einem Lieferschein oder einer Rechnungskopie die sachliche und rechnerische Richtigkeit bzw. den Erhalt der Ware mit Unterschrift, Datum und Schulstempel. Nach Erhalt dieser Bestätigung dürfen die e-Rechnungen vom Schulbuchhändler eingereicht werden.

11. Wo finde ich weitere Informationen?

Nach erfolgreicher Anmeldung unter www.schulbuchaktion.at finden Sie unter Home/Downloads Dokumente und Richtlinien zur Bestellung von UeW.